「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物のうち、特定の保有個人情報を電子計算機により検索できるように体系的に構成したものに加え、氏名等を手がかりとして特定の保有個人情報を容易に検索し得るよう体系的に構成したものを指し、この概念は、個人情報取扱事業者等の義務に関わる「保有個人データ」と実質的にほぼ同義である。

個人情報保護法60条2項によれば、「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物のうち、電子計算機を用いて特定の保有個人情報を検索可能なように体系的に構成したもの、または氏名等を手がかりに特定の保有個人情報を容易に検索できるよう体系的に構成したものを指す。したがって、前段の記述は正しい。一方、個人情報保護法上、「個人情報ファイル」とほぼ同等の概念に当たるのは、16条1項の「個人情報データベース等」であって、16条4項の「保有個人データ」ではない。よって、後段は誤りである。