審査請求があった場合、審理員は、審査庁から指名を受けたら、ただちに審査請求書等の写しを処分庁等へ送り、その反論書を提出するよう求めることができる。

審査庁から指名された審理員は、審査請求書または審査請求録取書の写しを処分庁等へ送付したうえで、相当の期間を定め、「処分庁等」に対し「弁明書」の提出を求めるものとされている（行政不服審査法29条1項・2項）。一方、「反論書」とは、弁明書の送付を受けた「審査請求人」が、その弁明書の内容に対して反駁するために提出する書面である。