聴聞を主宰する者は、弁明または聴聞の審理過程を記録した調書を作成しなければならず、その調書には、不利益処分の根拠となる事実についての当事者および参考人による陳述の要旨を記載しなければならない。

行政手続法31条により、弁明手続については同法24条1項が準用されていない。そのため、24条1項に基づいて主宰者に聴聞調書の作成が義務づけられている聴聞手続とは異なり、調書を作成する義務は課されていない。