処分に際して意見陳述の手続を要する場合のうち、聴聞の対象として法律が掲げる事由のいずれにも当てはまらないときに弁明の機会の付与が行われ、その弁明は、行政庁が口頭による方法を認めた場合を除き、弁明書を提出する方式によってなされる。

行政庁が処分に際して意見陳述の機会を設ける必要があるケースのうち、聴聞によるものとして法律が掲げているいずれの場合にも当てはまらないときに、弁明の機会の付与が行われる（行政手続法13条1項2号）。そして弁明は、行政庁が口頭による方法を認めた場合を別とすれば、弁明書を差し出すことによって行うものとされている（29条1項）。