聴聞を主宰する者は、聴聞における審理経過を記した調書を作成しなければならず、その調書の中で、不利益処分の原因となる事実について当事者および参加人がした陳述の要旨を明らかにしておく必要がある。

行政手続法24条1項により、聴聞の主宰者には、審理の経過を記録した聴聞調書を作成する義務が課されており、その調書の中で、不利益処分の原因となる事実について当事者及び参加人がどのような陳述を行ったか、その要旨を明らかにしておく必要がある。