行政庁は、申請に対する拒否処分を行う際には、申請者からの請求があった場合に限ってその処分の理由を提示すれば足りるとされる一方、不利益処分を行う際には、処分の時点で名宛人に対して例外なく当該処分の理由を提示しなければならないとされている。

申請に対する拒否処分を行うとき、行政庁は、申請者からの請求の有無を問わず、原則としてその処分の理由を提示しなければならない（行政手続法8条1項本文）。また、不利益処分を行う場合についても、行政庁は原則として当該不利益処分の理由を示すことを要するが（14条1項）、その理由を示さずに処分を行うべき差し迫った必要があるときは、処分後相当の期間内に理由を示せば足りるとされている（14条2項）。したがって、必ず当該処分の理由を示さなければならないとする後段の記述も誤りである。